Equipe de atendimento – 11 Dicas para montar a sua!

Confira 11 dicas essenciais para montar uma equipe de atendimento

Devido a grande importância da área de atendimento nos negócios, as empresas de sucesso seguem investindo em processos de seleção e de capacitação para se relacionar e fidelizar clientes. Inseridas em um mercado cada vez mais digital e dinâmico,  realizam treinamentos focados no fortalecimento das relações entre a empresa e o cliente, através da criação de vínculos.

Durante o contato com o público, novas oportunidades surgem a todo momento e o time de atendimento deve estar capacitado e em plena sintonia para atender as necessidades do cliente, de acordo com a proposta da empresa. Sabemos que não é fácil montar uma equipe de atendimento ao cliente de sucesso e, por isso, separamos algumas dicas para te ajudar nessa empreitada. Confira:

1. Selecionar os profissionais

A criação de uma equipe de sucesso começa já no processo de seleção, aonde um eficaz recrutamento dos profissionais de atendimento é fundamental. Essa busca pode ser externa ou até mesmo interna na sua organização, como fizemos na Specto neste caso.

Busque candidatos prestativos, proativos , com boa conversação, relacionamento em equipe e que estejam realmente dispostos a resolver o problema dos clientes. Dialogar com propriedade, realizando um atendimento eficiente, não só o nível de satisfação entre seus clientes, como contribui no fortalecimento da sua marca perante ao mercado.

2. Equipe de atendimento multidisciplinar

Uma equipe de atendimento multidisciplinar, com perfil de trabalhos diferentes normalmente trazem bons resultados, visto que o colaborador com o perfil sonhador terá boas ideias, o realista colocará tudo no papel e definirá as etapas e prazos e o crítico questionará os pontos cegos do projeto e fará os ajustes necessários para o bom funcionamento.

3. Dividir experiências dentro da equipe de atendimento

É importante que cada colaborador se sinta bem e integrado a equipe e a empresa, tenha liberdade e espaço para compartilhar pensamentos e ideias até encontrar um modelo confortável de trabalho. Quando isso acontece, novas visões e possibilidades surgem no ambiente de trabalho.

4. Compartilhar valores

É importante que todos – empresa (sócios e gestores), equipe e indivíduo – saibam quais os valores compartilhados. No caso da empresa, como esses valores são praticados em uma relação com os colaboradores? No caso dos colaborador: quem são e o que cada um traz ao grupo e a empresa?  De que forma esses valores disseminados se aplicam para um bom atendimento ao cliente?

5. Identificar o perfil de cada colaborador

Identifique as afinidades e habilidades de cada colaborador. Quando você coloca a pessoa para tratar de assuntos que ela tem mais interesse e conhecimento, ela estará mais motivada e vai conseguir entregar um trabalho de boa qualidade em menos tempo.

6. Esclarecer papéis e metas

Deixe claro o papel de cada colaborador e as metas a serem alcançadas. Incentive a equipe por meio de atitudes e ações a atingir os objetivos estabelecidos. Uma dica é fazer uma pesquisa com a equipe, ver seus interesses, a fim de propor ações que motivem a participação de todos os colaboradores.

7. Capacitar a equipe de atendimento

Se você quer melhores resultados, precisa aumentar a produtividade que a sua equipe imprime e não considerar exclusivamente o alcance ou aspectos individuais de seus colaboradores. Essa é uma necessidade primordial para as empresas na garantia de um bom atendimento ao cliente. Por meio deles você começará a preparar cada colaborador para trabalhar no seu negócio. Além disso, todo o time de pessoas estará alinhado e capacitado para realizar um excelente trabalho coletivamente.

Manter sua equipe de atendimento capacitada é garantia de bom diálogo, identificação de oportunidades e um passo à frente na complicada tarefa de fidelização de clientes. É muitas vezes ir além do script para solucionar problemas e garantir a satisfação e o retorno daquele cliente.

8. Identificar lideranças

Toda equipe precisa de alguém que inspire os demais, que aglutine e que tenha capacidade de realização. Ter um líder que conheça todo o processo de trabalho e mantenha uma boa relação com a equipe e com os clientes é fundamental na busca por bons resultados.

9. Manter indicadores de desempenho

Para medir o desempenho da sua equipe de atendimento ao cliente você terá que fornecer constantemente um feedback relevante, assim sua empresa pode criar estratégias para melhorar os pontos que apresentam falhas e otimizar aqueles que vão bem. Mantenha indicadores qualitativos e quantitativos como NPS, tempo médio de espera na fila, de atendimento etc.

10. Investir em Infraestrutura e Marketing

Invista em um espaço confortável, climatizado, com boa iluminação e acolhedor para realizar o atendimento. Disponibilize revistas e jornais para os clientes em espera. Na sala de espera também não pode faltar água e café.

Garanta também que seu funcionário tenha sempre a mão flyers e manuais de apoio dos serviços e produtos oferecidos pela empresa.

11. Dividir a equipe de atendimento em categorias

Caso haja um número significativo de pessoas, divida o grupo em categorias como: atendimento geral, suporte técnico, vendas, entre outros. Essa divisão torna o atendimento mais eficaz e facilita a resolução de problemas.

Essas são algumas dicas que preparamos para auxiliar você e sua empresa a ter uma equipe de atendimento de sucesso. Verifique quais dessas se aplicam à realidade da sua empresa e nos mande um email contando dos resultados!

Leia a continuação deste artigo: II) Como capacitar uma equipe de atendimento?